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高校人才档案管理的现状及对策研究

发布日期:2018-12-20 浏览次数[] 文章来源:网络整理

[摘 要] 对于高校,人事档案管理是一项十分重要的工作。随着人事制度的不断改革,对人才的需求不断提高,各高校引进的高层次人才越来越多,对高层次人才档案的使用、管理、维护也面临着诸多的新问题。本文通过对当前人才档案现状、管理模式的分析,探索其相应管理的对策,以便于档案管理工作更加科学合理地开展,不断推进档案工作的提升。

[关键词] 高校;人才;档案管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 17. 058

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2018)17- 0154- 03

0 引 言

各高校面对事业发展的新要求和国内外高校间激烈的人才竞争,高层次人才尤其是学科领军人才、学术拔尖人才缺乏的问题日益突出,师资队伍整体结构有待优化问题亟待解决,大力引进海内外高层次人才已经成为当前和今后一段时期高校工作的重要内容,加快实施高层次人才引进工作已刻不容缓。随着人才引进得越来越多,对人才的科学管理、选拔与任用,也显得至关重要。而干部档案是组织人事等有关部门,按照党的政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、思想品德、工作能力、业务表现、工作业绩等内容的文件资料,是全面历史地了解考查干部,选拔任用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。因此,干部人事档案在干部的成长中起到了很重要的参考作用。

1 对人才档案的理解

高校的人才档案是指通过公开招聘进入高校的教师的档案,这些教师在进入高校的同时,都会有记载其成长历程的档案材料一同转来,这就需要新的单位对其整理完善,以达到能够通过档案来客观评价个人的目的。

2 人才档案的现状

2.1 各单位对人才档案的重视程度有待提高

在高校,与人才的引进、培养,科研成果的获得数量,以及其他的一些教育教学工作相比,人才档案的管理似乎很平淡,没有挑战性,也很容易被忽视。在很多单位,人事档案的管理并没有被列入重点的工作内容,也没有专职、专业的管理人员,很多单位在档案管理上敷衍了事,往往是人事处的科员兼管人事档案,这就会形成很多的弊端。首先,人事处是一个非常繁忙的部门,兼管档案的人员有很多本职工作要做,往往会忽略档案的管理,新进的档案随意放在柜子里,没有时间整理。其次,目前省委组织部对档案管理的要求是很高的,包括每一本档案的每一份材料,如何来装订,装订顺序是什么等,不是专职档案人员是无法掌握的。最后,档案的重要性,只有在利用它的时候,才能凸显出来,档案内的每一页纸都有可能是重要的佐证材料,需要保证每一份材料不涂改,不丢失,不能随意抽取。没有一个职业素养高的档案人员,是无法做到的。

2.2 人才档案的材料收集不完整

人事档案的材料是在不断地产生的,随着人才本身的不断变化、自身能力的不断提高,产生的材料会越来越多。但在实际工作中,这些材料会产生在各个职能部门,比如职称材料、各种名师的评奖、各种人才工程的申报等材料都会产生在人事处,而科研類的项目申报材料会产生在科技处,党员和民主党派材料会在组织部等,如果没有专门的档案人员来收集,有的材料就有可能沉淀下去,最后无法查找。

2.3 人才档案的真实性难以保证

档案是人才任用、提拔的重要依据,任何一份档案都不允许随意加塞、抽取材料,不得随意涂改材料内容,以确保档案的真实性。这就需要设置专门的档案管理部门、专职人员来管理。严格执行档案管理、利用的相关规定。

2.4 数字化程度低,档案利用率不高

在互联网高速发展的今天,很多单位的人事档案数字化程度并不高,仍然沿用传统的档案管理模式。遵循高度保密的原则,干部的材料归档后,本人是不允许查看自己档案的。所以档案的利用率并不是很高。因此,要进一步强化管理工作意识,提高对人事人才档案的认知度,将人才档案的管理工作纳入重要的工作中,设立专门的人才档案管理部门,配置专业的档案管理团队,定期对档案进行检查、指导、监督,及时发现问题,并能够有效地解决。

3 对人才档案管理的几点思考

3.1 人事档案管理人员要有极强的责任心和使命感

档案工作的性质,决定了档案管理人员必须舍弃名利观念,无私奉献。无私奉献,甘为人梯是做好工作的前提条件。同时,档案管理人员还要尊重档案,尊重历史,遵纪守法,严守机密。维护档案和历史事实的原貌是档案管理人员的职责,也是职业的道德准则。档案管理人员必须在宪法、法律范围内履行职责,树立严格的保密观念,养成良好的保密习惯,以确保档案的安全。档案管理人员是档案管理的主力军,他们既要掌握科学的档案管理方法,能用科学的技术知识展开日常工作,更新和维护新设备,还要有较高的文化素养。人事档案代表着一个人的发展历程,它不仅是组织任用考核的重要依据,也是每个人一生的完美展现。每一份材料都需要认真地去收集、整理,每一份材料也都是真实唯一的。

3.2 加强信息化管理

即借助现代先进的计算机技术对人才档案进行整理、归类,并针对档案内容建立完整的数据库,便于在以后的档案利用中,能够方便、快捷、准确地掌握人才的各方面信息,有效提高档案信息资源的利用。可以采用扫描技术,购买合适的扫描设备,对人事档案原件进行数字化处理,这样,既可以扩大档案的使用范围,能够迅速查找档案的有关材料,又可以保护纸质档案,防止纸质档案随着时间的推移,出现发霉、字迹变淡等问题。作为纸质档案的备份,可以防止档案转走后,无法再核对信息。

3.3 要加大档案管理工作的资金投入

使用现代化的技术手段,需要配备相应的电子设备,需要对档案库的维护,人员的培训,运行中可能出现的一系列问题的解决等投入资金支持。

3.4 加强对档案工作的重视程度,提高档案工作人员的待遇

档案工作固然重要,但真正坚守在这个岗位上,又是平凡而枯燥的。由于档案库房采取全封闭设计,不易通风,而且库房内须投放防蛀、防霉等药物,又因为年久陈旧的档案容易滋生病菌,从而使库房中各种微生物和有害气体容易聚集不易扩散。这种环境下,在档案库房工作和经常进入档案库房的档案管理人员身体健康将受到影响,比常人更易患病。所以应对档案工作人员给予额外的关心与补助。

3.5 加强对档案管理的基础建设

档案材料形成时间较长,在长期的保管过程中,纸张容易发霉生虫,而人事档案又是记载干部成长经历的唯一一份材料,很珍贵。所以,做好材料的保护工作很重要。要做到在档案库房内配置防火、防潮、防光等设备,制定一系列的制度,对防盗、防火等突发事件进行及时的管控,做到防患于未然。

4 人才档案管理的保障措施

4.1 做好日常档案管理工作

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